Agent Moyens Généraux (Facilities Officer)

• Support the department in all HR & Admin-related work, including the management of HR fleet, administrative activities
• Provide support to the department for applications (SAP and others) related to HR and administration activities (Invoice tracking, cost analysis etc).

• Soutenir le dépadement dans toutes les täches liées å ['administration, y compris la gestion du parc de véhicules des RH, les activités administratives.
• Fournir un soutien au dépadement pour les applications (SAP et autres) liées aux activités RH et administratives (suivi des factures, analyse des coüts, etc.).

• Drive the implementation of policies and procedures for fleet management and mobilize drivers accordingly.
• Support scheduling of pool drivers and ensure timely availability of vehicles for DCCI staff, guests, etc.
• Develop and maintain logs and schedules, monitor and track the itinerary of pool vehicles, and ensure optimal use of the physical assets.
• Ensure that vehicle (and drivers') logbooks are properly maintained for input into vehicle management system and/ or monthly payroll.
• Review and sign-off on periodic vehicle fueling requests, in line with approved provisions.
• Coordinate routine servicing, and repair of vehicles as required and maintain relevant documentations.
• Oversee activities involving vehicle licensing, renewals and other statutory registrations
• Maintain fuel records of vehicles to check and prevent fraud and ensure optimal usage.
• Monitor and ensure preventive maintenance to avoid breakdown
• Liaise with approved mechanic workshops to ensure prompt and complete service and repairs of Admin. Services vehicles.
• Maintain and track records of fleet maintenance and fuel usage costs within the country.
• Forward drivers' concerns to the Facility Manager for escalation to appropriate quarters.
• Perform periodic vehicle inspection, report incidences and provide recommendations to Facility Manager
• Prepare and submit monthly report of fleet operations and Fuel consumption.
• Organize toolbox, awareness and training with drivers to ensure compliance to policies and safe driving
• Receive inbound invoices and liaise with stakeholders (administration/payroll) to ensure accuracy of information
• Process and track invoices in the SAP tool (display incoming invoices and check the legal notices)
• Liaising with the Procurement and Store departments for the procurement and supply of stationery and other office utilities or services.
• Liaising with the concerned departments to ensure effective response to queries,
• Provide administrative support to internal client (Technical support/TechnicaI)
• Contribute to the overall performance of the service by executing its target objectives.
• Conduct its performance evaluation (PMS Evaluation Mi and end course).
• Attend training to build skills.
• Perform any Other duties assigned by the Facility Manager from time to time

• Piloter la mise en œuvre des politiques et procédures relatives à la gestion du parc automobile et mobiliser les conducteurs en conséquence.
• Assister à la planification des horaires des conducteurs du parc automobile et veiller à ce que les véhicules soient disponibles en temps voulu pour le personnel de la DCCI, les invités, etc.
• Élaborer et tenir à jour les registres et les horaires, surveiller et suivre l'itinéraire des véhicules du parc automobile et veiller à l'utilisation optimale des actifs physiques.
• Veiller à ce que les registres des véhicules (et des conducteurs) soient correctement tenus à jour afin d'être intégrés dans le système de gestion des véhicules et/ou la paie mensuelle.
• Examiner et approuver les demandes périodiques de ravitaillement en carburant des véhicules, conformément aux dispositions approuvées.
• Coordonner l'entretien courant et la réparation des véhicules selon les besoins et tenir à jour les documents pertinents.
• Superviser les activités liées à l'immatriculation des véhicules, aux renouvellements et autres enregistrements réglementaires.
• Tenir à jour les registres de consommation de carburant des véhicules afin de vérifier et de prévenir les fraudes et de garantir une utilisation optimale.
• Surveiller et assurer la maintenance préventive afin d'éviter les pannes.
• Assurer la liaison avec les ateliers mécaniques agréés afin de garantir un entretien et des réparations rapides et complets des véhicules des services administratifs.
• Tenir à jour et suivre les registres de maintenance du parc automobile et les coûts de consommation de carburant dans le pays.
• Transmettre les préoccupations des conducteurs au responsable des installations afin qu'il les transmette aux services compétents.
• Effectuer des inspections périodiques des véhicules, signaler les incidents et formuler des recommandations au responsable des installations.
• Préparer et soumettre un rapport mensuel sur l'exploitation du parc automobile et la consommation de carburant.
• Organiser des réunions d'information et des formations avec les chauffeurs afin de garantir le respect des politiques et la sécurité routière.
• Recevoir les factures entrantes et assurer la liaison avec les parties prenantes (administration/paie) afin de garantir l'exactitude des informations.
• Traiter et suivre les factures dans l'outil SAP (afficher les factures entrantes et vérifier les mentions légales).
• Assurer la liaison avec les services des achats et du magasin pour l'achat et la fourniture de fournitures de bureau et d'autres services ou équipements de bureau.
• Assurer la liaison avec les services concernés afin de garantir une réponse efficace aux demandes de renseignements.
• Fournir un soutien administratif aux clients internes (assistance technique/technique).
• Contribuer à la performance globale du service en réalisant ses objectifs cibles.
• Réaliser son évaluation de performance (évaluation PMS Mi et fin de cours).
• Participer à des formations pour développer ses compétences.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le responsable des installations de temps à autre.

• B.Sc. in Business Administration or related disciplines

• Minimum 3 years of substantial experience.

• Thorough knowledge of national legislation required

• BAC+2/3 en administration des entreprise ou disciplines connexes

• 3 ans d'expérience substantielle

• Connaissance approfondie de la législation nationale requise

• Good understanding of trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry.

• Sound knowledge of DCCI's business operations, product and service offerings.

• Understanding of general human resources policies and procedures

• Good knowledge of employment/labor laws

• Excellent communication and people skills

• Aptitude in problem-solving

• Desire to work as a team with a results driven approach

• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP

• Fluent in both oral and written English;

• In-depth knowledge of local and DCCI approved QHSE policies and norms

• Good knowledge of ISO standards

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment.

• Bonne connaissance des activités commerciales de DCCI, des produits et des services offerts.

• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines

• Bonne connaissance de la législation du travail

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines

• Aptitude à la résolution de problèmes

• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP

• Parler et écrire couramment l'anglais ;

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCCI

• Bonne connaissance des normes ISO

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement

Dangote